Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Die 7 größten Mythen über interdisziplinäre Besprechungen

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern! 7 Mythen über Besprechungen

Schlecht geführte Besprechungen sind der größte Zeitfresser für Führungskräfte. Sind es 10, 20 oder gar 30 Stunden, die Sie in Besprechungen verbringen? Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist da zusätzlich eine Herausforderung. Stellen Sie sich vor, Sie könnten davon ein Viertel oder vielleicht sogar die Hälfte einsparen. Dann hätten Sie mehr Zeit für so wichtige Themen wie Mitarbeiterführung, strategische Überlegungen oder das Vorantreiben von Innovation.

Bei regelmäßigen Besprechungen im Rahmen der Regelkommunikation – wie zum Beispiel Abteilungs- oder Teambesprechungen – treffen sich immer dieselben Personen. Das Ziel dieser Besprechung bleibt über längere Zeit gleich. Anders ist es bei anlassbezogenen, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit Besprechungen und Workshops. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass es ein aktuelles Problem zu lösen gibt und die TeilnehmerInnen für die Besprechung gezielt eingeladen werden. Die meisten Führungskräfte verbringen den größeren Teil ihrer Besprechungszeit in solchen Meetings.

Diese Art von Besprechungen kann man effektiv machen, indem man sich von den größten Mythen befreit:

Mythos Nr.1: Vereinbarte Besprechungen müssen stattfinden

Besprechungen sind keine Geburtstagsfeiern. Falls sich vor der Besprechung herausstellt, dass es keine Probleme zu lösen und keine Themen zu besprechen gibt, sagen Sie die Besprechung ab. Das ist weder peinlich noch ein Versagen, sondern einfach Hausverstand.

Wenn Sie ein zweistündiges Meeting absagen, an dem zehn Personen teilnehmen sollten, sparen Sie eine halbe Arbeitswoche einer Person! Natürlich, es könnte theoretisch sein, dass während der Besprechung doch noch Themen aufgetaucht wären. Meistens hilft das aber nicht viel, weil die TeilnehmerInnen auf das Thema nicht vorbereitet sind. Anders bei Abteilungs- und Teambesprechungen: Sie sollten möglichst immer stattfinden, weil sie gerade den Zweck haben, regelmäßig herauszufinden, ob es Abstimmungsbedarf gibt.

Mythos Nr. 2: Alle müssen die ganze Zeit dabei sein

Was für eine Zeitverschwendung! Führungskräfte sitzen vier Stunden in einer Besprechung, weil sie zu einem Unterpunkt, der fünf Minuten dauert, ihre Meinung sagen sollen. Niemand traut sich der Einladung zu widersprechen, weil der Eindruck entstehen könnte, sie hätten kein Interesse oder wären respektlos.

Bereiten Sie Besprechungen so vor, dass einzelne Personen bei Bedarf hinzugerufen werden können; falls Sie nicht im Haus sind auch gerne über Telefon. Falls ein Thema länger dauert als geplant, kann es meistens auch vertagt werden.

Mythos Nr. 3: Während der Besprechung müssen alle zuhören

Ich beobachte zwei extreme Ausprägungen von Besprechungskultur: Entweder alle Teilnehmenden sind in ihre Laptops und Handys vertieft, die Gespräche laufen schleppend und die Ergebnisse sind dürftig, weil kaum jemand zuhört. Oder jeder Einzelne, der auf seinem Handy eine kurze Nachricht schreibt, wird für seine Respektlosigkeit an den Pranger gestellt, egal, ob er zuhört oder nicht.

Handys und Laptops zu verbieten, erhöht zwar die Arbeitsfähigkeit, aber die TeilnehmerInnen nehmen nur mit Widerwillen teil, weil sie sich geknebelt fühlen. Für mich gibt es bei der Moderation von Workshops einen gut gangbaren Mittelweg. Ich stelle mir die Frage: Sind die Teilnehmenden ausreichend aufmerksam, sodass die anstehenden Probleme ohne Wiederholung zügig gelöst werden können? Falls ja, stört es mich nicht, wenn Einzelne bei Themen, die sie wenig betreffen, E-Mails bearbeiten.

Mythos Nr. 4: Besprechungen müssen in guter Atmosphäre ablaufen

Aus meiner Sicht können Besprechungen anstrengend sein, solange sie auch produktiv sind – und damit meine ich nicht die Anstrengung, die es braucht, wach zu bleiben. Wenn in Besprechungen die tatsächlichen Probleme angesprochen und bearbeitet werden, tauchen Meinungsverschiedenheiten auf. Manchmal scheint es, als ob die Lösung immer weiter in die Ferne rückt, je länger man spricht. Das ist natürlich anstrengend. Die Bearbeitung solcher Meinungsverschiedenheiten führt zu besseren Lösungen. Plaudern kann man auch beim Mittagessen.

Mythos Nr.5: Besprechungen entwickeln sich von alleine

Ohne vorbereiteten und strukturierten Ablauf wird eine Besprechung zum Glücksspiel. Die Chance auf eine fundierte, langfristig haltbare Problemlösung ist dann kleiner als ein Gewinn im Lotto. Um zu einer gemeinsamen Problemlösung zu kommen, müssen bei jedem Thema mehrere Stationen durchlaufen werden: Information, Meinungsaustausch, Lösungsvorschläge, Abwägen von Vor- und Nachteilen, Entscheidung. Diese Abfolge kann in der Vorbereitungszeit geplant werden. Während der Besprechung braucht es eine Person, die die Gruppe durch diese Phasen führt.

Mythos Nr.6: Es ist eine Ehre, bei einer Besprechung dabei zu sein

Ich kenne noch immer Organisationen, in denen die TeilnehmerInnen zu einer Besprechung eingeladen werden, weil sie sonst beleidigt sind, auch wenn sie zu dem Thema nichts beizutragen haben. Haben Sie das auch schon gemacht? Das können Sie machen, wenn diese Personen wichtige Stakeholder sind oder die Vertreter bestimmter Interessensgruppen.

Vermeiden Sie es aber, wenn Sie aktuelle Probleme in Organisation lösen wollen. Prüfen Sie genau, wer aller dabei sein soll. Jede Person sollte entweder etwas profitieren oder etwas beitragen können. Die meisten Meetings laufen produktiver ab, wenn weniger TeilnehmerInnen dabei sind.

Mythos Nr.7: Jeder darf Themen einbringen

Viele Führungskräfte möchten den TeilnehmerInnen Wertschätzung zeigen, indem sie ihnen die Möglichkeit geben, zu jeder Zeit Anliegen und Themen vorzubringen. Das ist gut gemeint, aber meistens nicht gut. Um Probleme zu lösen brauchen alle Teilnehmenden Information und Vorbereitung. Plötzlich eingebrachte Themen führen oft zu mehr Verwirrung, als sie zur Lösung beitragen. Auch hier gilt wieder die Ausnahme bei regelmäßig stattfindenden Abteilungs- und Teambesprechungen.

Erstellen Sie vorab eine Tagesordnung, die nicht nur Themen wie „Übersiedlung“ oder „Projekt Sisyphus“ enthält, sondern auch die Beschreibung, was Sie tun werden: zum Beispiel „Übersiedlung – entscheiden, welche Spedition beauftrag wird“ oder „Probleme bei Projekt Sisyphus erörtern.“

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