Fünf konkrete Schritte für Führungskräfte, die mehr Wirkung wollen
Viele Führungskräfte spüren es täglich: Die wirklich wichtigen Aufgaben rücken immer wieder in den Hintergrund. Statt strategisch zu arbeiten, dominieren E-Mails, operative Hektik und spontane Anfragen im Alltag. Man weiß, was zu tun wäre – aber es fehlt die Zeit, der Fokus, manchmal auch der Mut zur Lücke. Dieses Muster hat Folgen: Mitarbeiterführung, Innovation und Zukunftsgestaltung bleiben liegen. Es regiert das Dringende, nicht das Wichtige.
Statistiken, Reisekostenabrechnung und viel zu viele E-Mails
Sabine ist Bereichsleiterin in einem kommunalen Gesundheitsbetrieb. Ihre Tage sind gefüllt mit Rückfragen zur Dienstplanung, spontanen Telefonaten und E-Mail-Fluten. Sie weiß, dass sie sich mit ihrem Führungsteam zusammensetzen müsste, um die anstehende Reorganisation zu gestalten. Aber ständig kommt etwas dazwischen.
Statt ein Zukunftsbild für ihre Abteilung zu entwerfen, kümmert sie sich um falsch eingereichte Urlaubsformulare. Statt eine neue Kooperationsstrategie mit externen Partnern zu entwickeln, moderiert sie eine hitzige Diskussion zur Parkplatzvergabe. Sabine ist klug, engagiert – und vollkommen im Reaktionsmodus gefangen.
Fünf Empfehlungen, um Prioritäten konsequent zu setzen
- Definieren Sie Aufgaben, die immer wichtig sind
Es gibt Aufgaben, die dauerhaft relevant sind – unabhängig von tagesaktuellen Dringlichkeiten. Führungsgespräche, strategische Planung, Team-Entwicklung, Feedbackprozesse, Marktbeobachtung: Wer diese Aktivitäten als feste Bestandteile der Woche einplant, sendet ein klares Signal – nach außen und nach innen.
Machen Sie eine Liste von Tätigkeiten, die für Ihre Führungsarbeit grundlegend sind. Diese Aufgaben gehören fix in Ihren Kalender. Sie sollten nicht mehr nur „nach Verfügbarkeit“ untergebracht werden, sondern eine Verbindlichkeit erhalten – ähnlich wie ein wichtiges Projektmeeting. Wenn Sie sie regelmäßig durchführen, wirken sie stabilisierend und entlastend zugleich. So schaffen Sie ein Gerüst, das Priorität ermöglicht – statt nur Reaktion.
- Planen Sie feste Zeitfenster – und verteidigen Sie diese auch konsequent
Es reicht nicht, Wichtiges nur „irgendwann“ erledigen zu wollen. Was keine Zeit bekommt, passiert nicht. Legen Sie daher bewusst Zeiträume fest, in denen Sie strategisch arbeiten – ungestört, konzentriert, regelmäßig. Das bedeutet auch: Schützen Sie diese Zeiten aktiv vor Fremdeingriffen.
Ein wöchentlicher Block zur Planung (z. B. Freitag 14:00–15:00 Uhr) plus tägliche Fokuszeiten für Schlüsselaufgaben (z. B. jeden Morgen 30 Minuten) kann Wunder wirken. Verteidigen Sie diese Termine so konsequent wie jedes andere Meeting – auch gegenüber sich selbst. Wenn nötig, markieren Sie diese Zeiten als „nicht verfügbar“ im Kalender – und halten Sie sich daran, als wären es externe Verpflichtungen. Es geht um Selbstverbindlichkeit – und um Respekt für Ihre eigenen Prioritäten.
- Streichen Sie konsequent das Unwichtige
Nicht jede E-Mail verdient eine Antwort. Nicht jedes Meeting braucht Ihre Teilnahme. Nicht jedes Problem muss zur Chefsache werden. Fragen Sie sich regelmäßig: Was bringt echten Mehrwert? Was kann ich delegieren, automatisieren oder einfach weglassen?
Reduzieren Sie Informationsquellen, entlasten Sie Ihre To-do-Listen und sagen Sie auch mal freundlich Nein. Schaffen Sie Routinen wie den wöchentlichen „Kalenderputz“, bei dem Sie alte Gewohnheiten, überflüssige Besprechungen oder unnötige Themen hinterfragen. Denken Sie daran: Ihre Zeit ist eine begrenzte Ressource – und jede Stunde, die Sie sparen, steht dem Wichtigen zur Verfügung. Wer selektiv ist, gewinnt an Klarheit und Wirksamkeit.
- Treffen Sie bewusste Entscheidungen statt reflexartiger Reaktionen
Führungskräfte sind oft in einem ständigen Reaktionsmodus. Doch wer ständig nur auf Anfragen reagiert, verliert den Überblick – und irgendwann auch den Einfluss. Bauen Sie sich deshalb Entscheidungsroutinen auf: Beginnen Sie den Tag mit der Frage „Was ist heute wirklich entscheidend?“ und schließen Sie ihn mit der Reflexion: „Worauf war ich heute stolz?“
Nutzen Sie digitale oder analoge Tools zur Priorisierung – etwa kleine Check-ins mit sich selbst am Vormittag und Nachmittag. Wenn neue Aufgaben hereinkommen, bewerten Sie sie bewusst: Gehören sie in meinen Fokus? Muss ich sie wirklich selbst machen? So verwandeln Sie hektische Abläufe in entschiedene Handlungen – und trainieren Ihre Führungskraft zur Klarheit.
- Sprechen Sie über Prioritäten – auch im Team
Prioritäten setzen ist kein Einzelprojekt. Gerade in Führungsteams ist es wichtig, regelmäßig gemeinsam zu reflektieren: Wofür verwenden wir unsere Zeit? Was haben wir begonnen, aber nicht vollendet? Welche Themen bräuchten mehr Raum?
Diese Gespräche helfen nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren KollegInnen, bewusster mit Zeit, Aufmerksamkeit und Verantwortung umzugehen. Und sie stärken die gemeinsame Ausrichtung – gerade in komplexen Organisationen. Außerdem schaffen sie Transparenz: Was ist gerade wirklich wichtig? Welche Prioritäten gelten für alle – und was darf zurückgestellt werden? Wer gemeinsam priorisiert, führt besser – und sorgt für eine starke Kultur im Team.
Führung braucht Fokus
Prioritäten setzen heißt nicht, mehr zu arbeiten – sondern anders. Es braucht Klarheit über das Wesentliche, den Mut zur Entscheidung und die Disziplin zur Umsetzung. Wer konsequent an wichtigen Themen arbeitet, spürt die Veränderung sofort: mehr Wirksamkeit, mehr Ruhe, mehr Freude an der Führungsarbeit.
Denn die besten Führungskräfte tun nicht alles – aber sie tun das Richtige.
